Menyusun Struktur Organisasi Berbasiskan Matrix

Apakah perusahaan yang Anda miliki sekarang sedang dalam masa pertumbuhan atau perkembangan yang pesat? Apakah perusahaan Anda adalah suatu unit usaha yang menghasilkan jasa?

Bagi suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa, pertumbuhan usaha dapat menjadi bumerang yang merusak konsep organisasi Anda. Dimana pertumbuhan usaha, kadangkala membutuhkan peningkatan kualitas, kompetensi bahkan kuantitas dari sumber daya manusia. Pengembangan organisasi yang salah dapat menyebabkan tingginya beban biaya operasional sumber daya manusia namun tidak dapat membantu pengembangan strategis dari usaha itu sendiri.

Salah satu alternatif yang mungkin dapat dipertimbangkan bagi organisasi adalah dengan cara mengembangkan organisasi dengan membentuk struktur matrix. Apa yang dimaksud dengan struktur matrix? Struktur matrix dibuat dengan menyeimbangkan antara operational service yang ditetapkan, sistem penjualan maupun fungsi administrasi. Dimana posisi administrasi adalah posisi back office yang dipersyaratkan untuk menjalankan seluruh fungsi administrasi dan keuangan perusahaan secara tepat. Sedangkan fungsi marketing berguna mengembangkan bisnis, konsep pemasaran, pengembangan kemitraan serta mengoptimalkan nilai investasi dari perusahaan.Fungsi service dijalankan untuk menjalankan fungsi operasional perusahaan secara tepat dan sehat.

Apakah Anda tertarik untuk mengembangkan struktur organisasi seperti ini? Lakukan proses pencarian referensi eksternal secara tepat untuk dapat mengoptimalkan proses bisnis dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Membuat Sistem Pengembangan Supplier

Banyak perusahaan yang melihat bahwa hubungan antara supplier dan perusahaan hanya dipastikan terprioritas pada keuntungan perusahaan saja, padahal terdapat aspek strategis yang penting yang perlu untuk dioptimalkan terkait dengan pengembangan strategi pada pemasok.

Dengan berkembangnya manajemen dari pemasok, secara pasti perusahaan juga menjalani suatu keuntungan dan perbaikan kualitas yang mampu masuk ke dalam pengembangan usahanya. Bagaimana perusahaan dapat menyusun sistem yang dapat mengembangkan nilai strategis dari pengembangan pemasok?

(1) Penerapan Sistem Seleksi yang Tepat
Dengan sistem seleksi yang tepat, perusahaan dapat secara obyektif dan strategis memilih pemasok yang akan masuk ke area proses operasional. Apabila secara bisnis, pemasok tersebut adalah pemasok tunggal yang sulit untuk tergantikan maka proses seleksi dapat dijalankan dengan sistem klasifikasi nilai/ grade.

(2) Program Pelatihan
Mengaplikasikan program pelatihan terintegrasi dan terpadu untuk dapat mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi dari pemasok. Perusahaan ada baiknya meminta pemasok untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu, seperti ISO 9001 untuk dapat membantu meningkatkan kualitas dan menjamin konsistensi kualitas dari output produk yang ada pada pemasok.

(3) Audit Pemasok
Menjalankan fungsi audit sistem yang dijalankan oleh pemasok juga dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan hasil/output produk yang berkualitas baik. Ada baiknya kegiatan audit pemasok ini disusun dengan kriteria-kriteria yang mencakup dalam kegiatan sistem manajemen operasional perusahaan.

(4) Evaluasi Pemasok
Melakukan program evaluasi untuk dapat memastikan adanya pengukuran yang tepat terhadap kinerja pemasok selama pemasok tersebut menjalankan fungsi pasokan ke perusahaan.

Kembangkan sistem Supplier Development Program secara tepat, selain dapat membantu usaha Anda, sistem ini juga dapat membantu jaminan terhadap komitmen operasional pada usaha Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Proses Menyusun Sistem dalam Perusahaan Keluarga

Hampir semua perusahaan besar, awalnya adalah perusahaan keluarga. Gambaran sederhana dari suatu usaha adalah konsep gotong royong dengan mengetengahkan kemajuan usaha bersama untuk kemudian mencapai keuntungan bersama-sama.

Secara prinsip, tidak ada yang salah dalam melakukan proses pengembangan usaha keluarga. Namun ketika usaha sudah menjadi besar, banyak masalah yang terkait dengan profesionalisme (khususnya dalam memastikan proporsional antara hak dan kewajiban). Lalu bagaimana cara yang paling tepat dalam menjalankan perusahaan keluarga?

(1) Menetapkan Sistem Operasional yang Tepat dan Optimal
Perusahaan dapat melakukan proses penyusunan SOP ataupun sistem dan standarisasi lainnya yang digunakan untuk memastikan bahwa sistem yang dimaksud dapat berjalan secara tepat. Perumusan antara hak dan kewajiban dikelola secara tepat sesuai dengan peranan individu dalam jabatan dan sistem operasional.

(2) Optimalisasikan fungsi HRD
Banyak perusahaan lupa mengenai peranan departemen ini ketika mengembangkan organisasi. Padahal fungsi dan peranan departemen ini sangatlah strategis dalam memastikan bahwa penyusunan hak dan kewajiban dijalankan sesuai dengan standar yang dipersyaratkan.

(3) Penetapan Performance Management
Pembuatan indikator prestasi untuk mengukur kinerja sangat penting. Bagaimana suatu pencapaian strategis ditetapkan sejalan dengan kebutuhan organisasi dalam mengembangkan posisinya.

Dengan menjalankan tiga komponen yang dimaksudkan tersebut, tidak jarang banyak perusahaan keluarga dapat beralih menjadi suatu perusahaan yang memiliki manajemen profesional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menyusun Sistem Penggajian yang Tepat dan Efektif

Penetapan gaji dalam perusahaan adalah suatu nilai kritikal yang harus diperhatikan oleh setiap pemegang kebijakan dalam perusahaan. Banyak hal menunjukkan bahwa dengan formulasi gaji yang tepat, maka tingkat motivasi dari karyawan sendiri dapat meningkat. Bagaimana hal tersebut sangat menarik untuk dicermati bahwa banyak hal dalam peningkatan kinerja bukan hanya disebabkan oleh gaji karyawan itu sendiri.

Namun, apa pun itu menjadi suatu strategi yang penting untuk lebih memperhatikan penetapan formulasi kompensasi sebagai suatu hal yang penting yang tidak boleh dilupakan dalam aspek pengembangan bisnis dalam perusahaan.

Strategi (1): Tetapkan Grade Jabatan Per Posisi
Hal yang terpenting dalam proses pengembangan suatu posisi atau jabatan, adalah dengan melakukan proses evaluasi jabatan untuk mendapatkan grade dari setiap posisi jabatan yang ada. Penetapan grade dapat dilakukan dengan menggunakan evaluasi Jabatan dengan motede Hay dimana dilakukan proses analisis per jabatan yang ada.

Strategi (2): Tetapkan fungsi tunjangan pada setiap jabatan yang ada
Lakukan proses pemisahan antara setiap jabatan berdasarkan pada tingkat resiko, aspek signifikan kepada pelanggan serta resiko dari pekerjaan tersebut. Ada baiknya untuk memisahkan antara core process dan support process. Lakukan proses penetapan tunjangan ataupun insentif yang dibutuhkan terkait dengan jabatan yang dimaksud.

Strategi (3): Lakukan proses penetapan mekanisme untuk proses kenaikan gaji. Tetapkan prosedurnya dalam bentuk mekanisme pengukuran kinerja (SMUK), lakukan proses dengan metode Balanced Score Card sebagai contoh.

Lakukan pengembangan dengan ketiga strategi ini dengan tepat, maka proses penetapan sistem kompensasi akan sesuai dengan nilai produktivitas yang ditetapkan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengubah Budaya Perusahaan Melalui KPI

Banyak perusahaan berkeinginan untuk mengembangkan budaya perusahaannya agar mencapai nilai optimal dan positif. Namun banyak perusahaan mengalami kesulitan ketika melakukan proses pengembangan budaya perusahaan.

Banyak penyebab yang menyebabkan budaya perusahaan sulit diubah, namun salah satu strategi yang penting dijalankan adalah dengan mengoptimalkan fungsi strategis dari performance management. Bagaimana perusahaan menggunakan kemampuan dan strategis pengukuran kinerja sebagai pengubah budaya?

Hal yang pasti dari perubahan itu sendiri terbentuk karena adanya pengukuran. Penetapan dan penyusunan yang terkait dengan kinerja perusahaan dioptimalkan sebagai bentuk penetapan ukuran sampai sejauh mana individu dari organisasi itu telah berubah.

Upaya pengukuran dengan suatu bentuk pengukuran yang obyektif adalah hal yang penting dalam meminimalkan konflik yang terbentuk dari perubahan. Data dan nilai kinerja terukur dalam bentuk bukti yang nyata. Penetapan skema indikator dari proses penetapan pengukuran ini adalah hal penting yang secara strategis dapat dikembangkan ke dalam fungsi operasional sistem.

Untuk menyusun KPI yang tepat bagi perusahaan, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengapa SOP Gagal Terimplementasi?

Banyak perusahaan mengakui bahwa keberadaan SOP adalah suatu hal yang sangat penting. Namun banyak perusahaan juga melihat bahwa untuk dapat mengimplementasikan SOP, hal yang muncul adalah tidak mudah. Mengapa SOP gagal terimplementasikan dengan baik?

Terdapat 3 (tiga) hal penting yang menyebabkan SOP gagal untuk terimplementasi dengan baik dalam perusahaan?

(1) Kesalahan Teknis dari SOP
SOP yang diciptakan ataupun disusun ternyata memberikan banyak kesulitan ketika memlakukan proses aplikasi teknis dari SOP itu sendiri. Banyaknya permasalahan yang muncul ketika implementasi dapat memberikan efek traumatis yang menyebabkan personel tidak menjalankan SOP.
Proses pendampingan secara profesional dapat membantu proses adopsi SOP tersebut untuk kemudian dapat dijalankan dalam teknis aplikasi operasionalnya.

(2) Prilaku Organisasi
Bagaimana kelompok dalam organisasi menerima sistem itu sendiri. Banyak kegagalan muncul akibat aspek prilaku organisasi tidak mau mengadopsi sistem secara tepat, dimana kelompok tertentu atau level tertentu dalam organisasi bersikeras untuk tidak menerima sistem yang baru. Pemahaman dan peranan agent of change adalah suatu nilai yang penting terhadap bagaimana suatu proses dan prilaku organisasi dalam perusahaan dapat berubah.

(3) Reward and punishment
Suatu konsistensi dari sistem sangat penting untuk dapat mengoptimalkan proses implementasi yang ditetapkan. Dimana dalam proses yang dimaksud harus dipastikan bahwa adanya suatu ketetapan dari segenap organisasi untuk menjalankan proses ini secara tepat dan efektif.

Apakah Anda kesulitan dalam mencari pendamping profesional dalam menjalankan SOP yang ada dalam perusahaan? Lakukan proses pencarian terhadap referensi eksternal untuk dapat mengoptimalkan peranan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

HRD sebagai Penggerak Strategis Perusahaan

Bagaimana suatu perusahaan dapat berkembang dengan baik? Banyak perusahaan gagal untuk mentransformasikan perkembangan sehingga perkembangan akhirnya menjadi beban yang tidak ada habisnya bagi perusahaan, di lain pihak adanya sistem baru dengan nilai investasi yang cukup tinggi namun gagal untuk dapat mengoptimalkan dan meningkatkan peranan strategisnya dalam bisnis.
logos061000112

Lalu bagaimana cara yang tepat dan optimal untuk meningkatkan nilai sistem yang sudah Anda miliki. Salah satu metode yang paling tepat adalah dengan meningkatkan potensi leadership di dalam unit usaha Anda. Leader merupakan salah satu pembawa perubahan yang kuat untuk memastikan perubahan dijalankan secara tepat dalam bisnis. Memperkuat aspek leadership di dalam elemen perusahaan Anda adalah seperti memperkuat multilevel point yang ada dalam setiap titik strategis dalam usaha Anda. Bagaimana membuat pola pikir dari karyawan adalah berprinsip pada ownership yang kuat, dimana karyawan Anda sendiri dapat menjadi bagian terpenting dari agen perubahan dalam organisaasi/perusahaan Anda.

Pengembangan konsep leadership pada setiap lini ini, membutuhkan bantuan yang kuat dari unit kerja SDM untuk dapat lebih meningkatkan lagi nilai strategisnya. Unit kerja SDM di perusahaan Anda harus lebih dikembangkan untuk tidak hanya menjadi penggerak sistem secara administrasi kepersonaliaan saja, tapi juga sebagai bagian dari bagaimana teknik implementasi kepemimpinan dijalankan dalam unit usaha Anda melalui dengan sistem rekruitmen, pelatihan serta penilaian karyawan. Adalah hal yang penting dan positif bagi unit usaha Anda untuk dapat lebih mengoptimalkan pengembangan dan strategi tersebut untuk perpanjangan bisnis yang lebih kuat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menyusun Sistem Renumerasi dalam Manajemen Retail

Dalam kondisi saat ini, adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan untuk mengedepankan pola manajemen yang tepat dan efektif. Permasalahan penetapan sistem kompensasi dijalankan dalam pola yang tepat dan harus terkait erat dengan aspek produktifitas itu sendiri. Khususnya dalam manajemen retail, pengembangan pola renumerasi harus sangat dipertimbangkan khususnya apabila manajemen retail dari usaha tersebut sangat terkait erat dengan faktor jumlah karyawan yang cukup banyak.

Proses penyusunan renumerasi harus mempertimbangkan hal berikut:
(1) Lakukan proses pengukuran beban kerja
Lakukan evaluasi yang terkait dengan operasional proses yang dijalankan dalam unit usaha Anda. Bagaimana melakukan penempatan terhadap individu tersebut, ataukah dalam proses yang dimaksud membutuhkan suatu kondisi spesialistik atau dengan kondisi multitasking. Ukur waktu pekerjaan tersebut dijalankan.

(2) Identifikasi kompetensi pekerjaan yang dimaksud
Apakah suatu peningkatan kompetensi akan meningkatkan prestasi pekerjaan yang dimaksud ataukah pekerjaan tersebut tidak berubah dengan kondisi waktu dilakukannya proses pembelajaran. Ketika perubahan tersebut tidak muncul, mungkin harus dipertimbangkan perluasan ruang lingkup pekerjaan atau penggunaan aspek teknologi untuk lebih mempercepat dan mengoptimalkan suatu proses pekerjaan.

(3) Periksa adanya nilai pelanggan/ pelayanan
Lakukan proses analisis untuk melakukan proses pemeriksaan apakah dalam tahapan proses yang dimaksudkan tersebut ada nilai pelanggan/pelayanan yang dapat dikembangkan secara lebih optimal agar meningkatkan status penjualan usaha Anda.
Dengan penambahan nilai ini, maka aspek insentif terhadap kompensasi dapat dioptimalkan untuk meningkatkan kapasitas produktifitas dari pelanggan Anda.

Lakukan proses optimalisasi sistem Anda secara tepat, kekuatan sumber daya manusia adalah hal kritikal yang membutuhkan suatu penanganan yang tepat agar seiring dengan perluasan dan peningkatan penjualan unit usaha retail Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah Menyusun SOP Manajemen Retail

Apakah perusahaan Anda adalah perusahaan yang bergerak dalam manajemen retail? Sudahkan perusahaan Anda memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang tepat untuk mengakomodasi proses aplikasi dari manajemen retail di unit usaha Anda?

Sangat salah, apabila dalam proses usaha Anda, Anda lupa dalam melakukan proses penyusunan SOP. Pihak manajemen akan terjebak ke dalam proses kerja yang bermasalah secara berulang, dimana perusahaan lupa kalau unit usaha yang dijalankannua membutuhkan konsistensi yang tepat untuk dapat mengoptimalkan proses operasional dari unit usaha manajemen retail yang dimaksudkan tersebut.

Lalu bagaimana langkah yang tepat bagi perusahaan ketika akan melakukan proses penyusunan SOP untuk usaha manajemen retail.

(1) Kenali Produk Anda dan Konsumen Anda
Salah satu langkah awal yang perlu untuk dijalankan dalam penyusunan SOP adalah proses untuk menyusun business process. Dalam melakukan proses penyusunan business process, perusahaan harus memperhatikan bahwa tahapan ini harus dilakukan dengan mengikuti flow/ alir pelanggan. Bagaimana karakteristik pelanggan ketika memasuki outlet serta bagaimana proses pembelian dijalankan. Proses ini kemudian dideskripsikan ke dalam suatu bentuk alir proses yang kemudian didetailkan dalam suatu bentuk business process.
Pemahaman mengenai produk sangat penting terkait dengan proses urgensi dari suatu proses dijalankan untuk memastikan bagaimana proses penampilan visual dijalankan dalam mengembangkan bagaimana produk itu sendiri dapat dikenali oleh konsumen Anda. Unsur kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan pelanggan juga menjadi proses yang penting.

(2) Kenali supplier Anda
Outlet retail sebernarnya adalah perpanjangan sistem supply chain supplier Anda. Dimana diharapkan dengan menggunakan outlet Anda, supplier dapat mengoptimalkan penetrasi pasar mereka langsung kepada end user (pelanggan akhir). Menjadi tantangan yang sangat penting bagi perusahaan untuk dapat mengoptimalkan fungsi outlet tersebut ke dalam suatu bentuk kerjasama dan proses yang tepat. Namun di lain pihak apabila usaha Anda mengalami kesalahan dalam melakukan proses pemilihan supplier maka permasalahan yang muncul adalah (a) produk tersebut tidak terjual secara maksimal (b) Usaha Anda tertekan untuk menjalankan proses pengadaan secara tunai (c) kualitas dan merk Anda tidak terjaga. Kehati-hatian dan ketelitian dalam memilih produk serta supplier menjadi suatu strategi penting dalam menyusun SOP di perusahaan Anda.

(3) Sistem Supply Chain
Proses inventory adalah suatu aspek kritikal dalam manajemen retail. Pemastian bahwa inventory tersebut sesuai dan didukung oleh sistem pencatatan yang terupdate (terbarukan) adalah hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Bagaimana proses aplikasi supply chain dijalankan dalam perusahaan hal tersebut adalah bagian yang sangat penting terkait dengan ketertiban administrasi. Evaluasi harus dilakukan berkelanjutan dengan menggunakan data yang obyektif, perbaikan harus dijalankan secara terus-menerus. Dengan data ini, Anda dapat melakukan proses analisis untuk dapat melihat kapan waktu yang tepat untuk melakukan program promosi terkait dengan usaha menurunkan nilai stock dan meningkatkan penjualan.

(4) Pelatihan Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia adalah kunci utama dan strategis dalam proses pengembangan usaha manajemen retail. Keberhasilan dari Anda melakukan proses seleksi dan pengembangan juga menjadi bagian penting dalam meningkatkan motivasi dan lingkungan positif bagi pelanggan ketika masuk ke outlet. Tetapkan sistem insentif yang tepat dan optimal terkait dengan proses pengembangan sumber daya manusia di dalam unit kerja Usaha Anda.

Apabila Anda bingung dengan tahapan proses tersebut, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat disertai dengan mengikuti program-program pelatihan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Kesalahan dalam Menyusun Renumerasi

Setiap perusahaan, memiliki banyak permasalahan yang terkait dengan penetapan renumerasi. Kemudian perusahaan mulai untuk berpikir apakah penghasilan yang ditetapkan tersebut memiliki jumlahnya yang kecil untuk karyawan atau penghasilan yang ditetapkan terlalu besar. Banyak perusahaan mengalami kesulitan ketika dilakukan proses penyusunan standar gaji dari perusahaan. Kesulitan itu sendiri lebih banyak disebabkan oleh kesalahan awal ketika melakukan proses penetapan gaji.

(a) Kesalahan Pertama: Menetapkan tanpa melakukan penyusunan job grade
Sebaiknya sebelum melakukan proses penetapan renumerasi, perusahaan sebaiknya melakukan proses penyusunan evaluasi jabatan untuk melakukan pemetaan kompetensi dalam suatu jabatan tersebut, seiring dengan karakteristik lainnya yang menyertai pekerjaan tersebut. Setelah itu, lakukan penetapan job grade untuk kemudian melakukan proses pemetaan terkait dengan sistem renumerasi dari pekerjaan tersebut.

(b) Kesalahan Kedua: Mekanisme sistem benefit yang belum disempurnakan
Banyak perusahaan melupakan aspek benefit sebagai pelengkap renumerasi, akibatnya perusahaan terjebak dengan adanya beban ganda biaya yaitu berupa penghasilan dan benefit. Ada baiknya ketika akan melakukan proses penetapan biaya tersebut, perusahaan mengoptimalkan aspek benefit yang menyertai penghasilan agar hasilnya menjadi lebih optimal.

(c) Kesalahan ketiga: Penetapan renumerasi tanpai melihat aspek produktivitas
Perusahaan yang hanya menetapkan gaji tetap pada pekerja akan terbelit masalah yaitu lemahnya produktivitas. Hal ini disebabkan karena aspek keadilan tidak muncul pada karyawan yang bersangkutan, dimana personel yang produktif dan tidak produktif memiliki nilai penghasilan yang sama, lalu untuk apa menjadi lebih produktif?

(e) Kesalahaan keempat: Tidak menetapkan suatu penilaian obyektif terhadap kinerja
Apabila perusahaan menerapkan mekanisme untuk selalu meningkatkan penghasilan karyawan dalam kurun waktu tertentu, ada baiknya perusahaan memastikan terlebih dahulu adanya kinerja obyektif yang tepat bagi pengukuran kinerja tersebut. Dengan pengukuran yang tepat dan obyektif maka peningkatan penghasilan dijalankan melalui suatu ukuran yang obyektif, bukan hanya disebabkan oleh nilai subyektif.

(f) Kesalahan kelima: kesalahan dalam mengukur analisis beban kerja
Banyak perusahaan yang mengeluhkan bahwa karyawan tidak produktif dan perusahaan tersebut terbebani dengan kewajiban membayar gaji yang tinggi. Hal ini bisa saja terjadi karena perusahaan tidak menjalankan suatu analisis beban kerja yang tepat sehingga jumlah karyawan dalam perusahaan tersebut berlebih dan mengakibatkan beban kerja operasional perusahaan itu sendiri.

Lakukan proses perbaikan renumerasi dalam perusahaan Anda secara tepat dan maksimal. Proses renumerasi yang efektif dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan dan karyawan secara lebih positif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.